Skladnost poslovanja je korporativna funkcija, ki se razvija šele zadnjih dvajset let in pomeni različne stvari različnim ljudem. Skrbniki za skladnost poslovanja praviloma ne začenjajo kariere na tem področju, ampak stopijo v to vlogo potem, ko so prej delovali v različnih sorodnih strokah, npr. v pravni službi, interni reviziji ipd. Včasih vsi, ki se tako ali drugače ukvarjamo s skladnostjo poslovanja, težko sploh razložimo, kaj delamo. Lahko imamo težave že z razlago osnovnih pojmov in uporabo njihovih prevodov iz angleškega jezika. Zato nam je pri tem nemalokrat v pomoč nizanje primerov z naslovnic časopisov: skladnost poslovanja pomaga skrbeti, da se družba ne bi znašla v položaju Enrona, Siemensa, Volkswagna ali katerih drugih znanih podjetij. Skozi te primere se je splošna javnost večinoma prvič srečala z ogromnimi škandali prirejanja bilanc, podkupovanja, prevar potrošnikov itd.

Za naslovnicami stojijo novinarji, ki zastopajo interes splošne javnosti. Pokrivajo različna področja in praviloma so specializirani. Tradicionalno jih zanimajo predvsem nepravilnosti. Zato po eni strani za nas kot varuhe podjetja vselej predstavljajo tveganje, da bo določena nepravilnost razkrita. Posledično se včasih kar prehitro postavimo na okope, nabrusimo kopja in postavimo ščit. V ekipi viharimo možgane, seciramo novinarska vprašanja in obračamo stavke odgovorov v nedogled, da le ne bi povedali preveč ali premalo.

Vendar – novinarji so pravzaprav naši zavezniki. Naši zavezniki so ne samo zato, ker nam – tudi – naslovnice pomagajo ozaveščati organe vodenja in nadzora ter sodelavce o možnih negativnih razkritjih (ki so se sicer zgodila nekomu drugemu), ampak tudi zato, ker zaradi njihovega dela določene nepravilnosti lahko bolje razumemo, bolje razumemo njihove daljnosežne učinke in se iz njih učimo. Vedno znova nas novinarske zgodbe z naslovnic utrjujejo v prepričanju, da je naše delo znotraj podjetja prvenstveno usmerjeno v preprečevanje nepravilnosti in škodljivih učinkov le-teh, ne samo za podjetje, ampak tudi za potrošnike in splošno javnost nasploh. Pomagajo nam širiti zavedanje, da je gospodarski razvoj in dobiček potrebno usmerjati v skupno dobro.

Zato je nujno sneti očala, skozi katera včasih novinarji izgledajo kot zlobni vilini, in si raje prizadevati, da z njimi zgradimo profesionalen in iskren partnerski odnos. Ko gradimo sistem zaščite pred tveganji, se moramo vprašati, ali so odnosi z novinarji v našem podjetju optimalno upravljani. Če smo organizirani tako, da sami nimamo pristojnosti za komunikacijo z mediji, je nujno, da pri tem vsaj tesno sodelujemo. Zavedati se je namreč treba, da je prva naloga funkcije skladnosti v vsakem trenutku imeti najširši možen in celosten pregled nad vsemi tveganji, ki jim je podjetje tisti hip izpostavljeno. Zato enostavno ne smemo biti prezrti ali preslišani niti v fazi oblikovanja strategij in politik komuniciranja niti izpuščeni iz informacijske zanke v konkretnih situacijah.

Sami ali skupaj moramo torej v podjetju ustvariti bazen znanja in izkušenj ter kontaktov, ki nam bodo omogočali umirjene, preudarne in profesionalne odnose z mediji. To pomeni, da je treba določen čas in resurse posvetiti spremljanju ne samo medijskih omemb našega podjetja, ampak tudi vseh dnevnih novic na področju gospodarstva in dogajanju na medijskem področju. Pri sledenju in poznavanju trendov se zanesimo na naše kolege strokovnjake s področja korporativnega komuniciranja, vendarle pa bodimo tozadevno razgledani tudi sami. Dobro je vzpostaviti in gojiti profesionalen odnos z novinarji, ki pokrivajo gospodarstvo ali še posebej specifična področja, ki nas zanimajo. Pomembno je poznati politiko njihovih uredništev – ali imajo na voljo dovolj časa za oddajo poglobljenega članka, ali so pod časovnim ali drugim pritiskom itd. Pri tem se zavedajmo, da so novinarji različni, da so različno vestni pri svojem delu, in da prihajajo z različnih medijev, da pa praviloma ne vedo, kaj skladnost poslovanja sploh je. O tem se niso učili, o tem nihče ne govori, sliši se preveč strokovno, za to nimajo časa… Zato bodimo profesionalni, izkažimo se kot dobri in informirani poznavalci lastnega podjetja in razgledani sogovorniki. Ob primerni priložnosti pa novinarjem vselej tudi razumljivo in kratko pojasnimo, kaj je funkcija skladnosti, in zakaj so podjetja, ki jo imajo vzpostavljeno, lahko boljša. Namreč, podjetje, ki bo znalo (dovzetnemu) novinarju pojasniti, da se je določena nepravilnost zgodila kljub vsem možnim varovalkam, bo vsekakor obravnavano drugače kot pa podjetje, ki na področju obvladovanja tveganj za skladnost ne stori ničesar. Največkrat se tako lahko že v neformalnem pogovoru z novinarjem izkaže, da zgodbe sploh ni in se prah hitro poleže. Seveda pa je na nas in naših podjetjih odgovornost, da varovalke tudi dejansko živijo v poslovnem vsakdanu, ne pa zgolj na papirju. V takšnem primeru bo škoda namreč lahko samo še večja, saj bosta zaupanje in ugled še toliko bolj prizadeta.

Ko bomo torej na različnih formalnih in neformalnih srečanjih z novinarji zgradili profesionalen odnos in obojestransko zaupanje, bo odgovarjanje na novinarska vprašanja postalo manj neprijetno početje. Lažje jih bomo npr. prosili, naj nam dajo nekaj časa za povratno informacijo in pri tem ne bomo sumljivi. Če se nam bo zdelo potrebno, jih bomo poklicali po telefonu ali se z njimi srečali osebno in jim off the record zaupali informacije, ki bi jih utegnile zanimati. Naj ne bo elektronska pošta glavno sredstvo komuniciranja. Četudi bo naše zaupanje kdaj zlorabljeno, bodisi z objavo neuradnih informacij ali netočnim navajanjem, ne obupajmo. Vendarle so naši zavezniki. In mi smo njihovi – čeprav tega morda še ne vejo. Konec koncev se včasih tega ne zavedajo niti naši lastni sodelavci, včasih pa še celo uprava ali nadzorniki ne, zato bodimo strpni in potrpežljivi.

Da bi torej lažje zgradili odnos, ki ga bosta morda šele sčasoma obe strani prepoznali kot partnerstvo, s tem pa ščitili podjetje in njegov ugled, ne pozabimo naslednjih treh priporočil:

1. Bodimo razgledani na področju medijev in dnevnih novic ter zgradimo in ohranjajmo oseben profesionalen odnos z novinarji, ki pokrivajo teme iz našega delokroga. Tesno sodelujmo s kolegi strokovnjaki korporativnega komuniciranja.

2. V odnosih z novinarji izžarevajmo samozavest, informiranost in poznavanje lastnega poslovanja. Bodimo sposobni v enem do dveh stavkih pojasniti, kaj je skladnost poslovanja.

3. Z novinarji ne komunicirajmo samo po elektronski pošti. Zaupajmo jim tudi občutljive informacije off the record, kadar je to primerno. Takrat snemimo klobuk nasprotnika in sogovorniku pojasnimo, kako si je podjetje prizadevalo, da do določene nepravilnosti ne bi prišlo, odstrimo vse pomembne vidike in bodimo hitri ter iskreni v priznavanju napak.

Če po vsem tem do negativnega novinarskega članka sploh ne bo prišlo, ali pa če bo zaradi tega izpadel bolj poglobljen, preverjen in verodostojen, smo svoje delo opravili. Skupaj.