1. delavnica, 20.04.2016

1.delavnica (20.04.2016): Kako postaviti in nadgrajevati temelje programa skladnosti in integritete poslovanja – v katerikoli organizaciji

Best Western Premier Hotel Slon, 20.04.2016, ob 8:30 do 12:30

PROGRAM

8:15 – 8:30  Prihod udeležencev

8:30 – 9:45 Andrijana Bergant, NLB d.d.: Kako pripraviti temeljne dokumente sistema upravljanja skladnosti poslovanja: Politiko o skladnosti poslovanja in Kodeks ravnanja (predstavitev vsebinskih izhodišč ter delo v skupinah)

9:45 – 10:45 Mateja Geržina, Triglav INT d.d. in Alenka Vidic, PROPIAR: Implementacija elementov programa skladnosti v prakso: uporaba izobraževanja, usposabljanja in komuniciranja (predstavitev vsebinskih izhodišč)

10:45 – 11:00 Odmor

11:00 – 11:45 Implementacija elementov programa skladnosti v prakso: uporaba izobraževanja, usposabljanja in komuniciranja (delo v skupinah)

11:45 – 12:30 Miran Deželak, NLB d.d.: Nadzor in notranje preiskave: osnove, priprave in izvedba (predstavitev vsebinskih izhodišč ter delo v skupinah)

**************

28bd62f4a68fcbe719eeea23441b415cNa prvi iz sklopa treh delavnic v letu 2016 je Andrijana Bergant prikazala, kako pripraviti Politiko o skladnosti poslovanja z vsemi elementi, sledeč mednarodnemu standardu ISO 19600: Compliance Management Systems ter Etični kodeks, po vzoru najboljših praks. Med napotki za pripravo politike je poudarila pomen opredelitve področij tveganj za skladnost, s katerimi se ukvarja funkcija skladnosti. Glede opredelitve obsega je pomembno tudi, da politika pove, ali se nanaša samo na organizacijo ali tudi na morebitno skupino družb; medtem ko je v vsakem primeru standard, da se zahteve glede skladnosti določijo tudi za zunanje izvajalce.  Pri pripravi Kodeksa je izrazitega pomena že faza priprav s širokim dialogom, bodisi o tem, kako zaposleni razumejo že obstoječe vrednote in načela ravnanja, ali pa o tem katere vrednote in temeljna načela bi morala biti v podjetju sprejeta. Prav tako je v predhodnem dialogu potrebno opredeliti tiste najpomembnejše vsebine, ki so za podjetje najbolj pomembne, da jih ohranja ali pa okrepi in tako povzdigne v vsebine kodeksa, z zelo konkretno zapisanimi pričakovanji glede ravnanja ter praktičnimi ponazoritvami. Za oba temeljna dokumenta programa skladnosti je ključnega pomena, da je v njih opredeljena vloga vseh deležnikov, da program skladnosti in etike razumejo kot nekaj, kar je cilj in odgovornost celotne organizacije, njenega vodstva in vseh zaposlenih, ne pa nekaj , s čimer se ukvarja le funkcija skladnosti. S sprejemom obeh dokumentov se krepitev tovrstne kulture skladnosti in etike šele začne, zato je potrebno redno komuniciranje in poučevanje različnih skupin deležnikov o njuni vsebini in pomenu zapisanega.

Vsi udeleženci so naknadno prejeli tudi predlogo obeh dokumentov s kratkimi navodili za pripravo podrobnejših vsebin, prilagojenih konkretni organizaciji (če bi želeli naknadno naročiti predlogo Politike skladnosti ali Kodeksa ravnanja, nam pišite na: info@eisep.si).

Mateja Geržina, direktorica pristojna za kadrovske zadeve in skladnost iz holdinške družbe Triglav INT, je delila utrinke iz svoje dragocene prakse implementacije programa skladnosti, v podjetju z mednarodno prisotnostjo, preko izobraževanj zaposlenih, predvsem pa preko cim več posvetovanj in dialogov, posebej z managementom. Slednji mora stvar ‘kupiti’, da smo strokovnjaki za skladnost pri svojem delu lahko učinkoviti. Pri tem pa moramo biti tudi opremljeni s pravo mero in kombinacijo samozavesti, profesionalnosti, poznavanja poslovanja organizacije, vztrajnostjo in potrpljenjem.

Alenka Vidic

Alenka Vidic

Kontinuirano komuniciranje vsebin s področja skladnosti in etike poslovanja je ključno z vidika dejanske implementacije pravil in etičnih načel v prakso, oz. za zagotavljanje učinkovitosti programa skladnosti. Slednje lahko podjetje obvaruje navsezadnje tudi pred odgovornostjo za prekršek ali kaznivo dejanje, ki bi ga storil posamezen zaposleni. Alenka Vidic, izvršna direktorica in partnerka pri PR agenciji PROPIAR, nam je zato osvetlila pomen komuniciranja pri vzpostavitvi in upravljanju programa skladnosti poslovanja kot spremembo, do katere imajo ljudje načeloma odpor in jim je odveč. Skladnost in še posebej etiko, vrednote, je zato potrebno zelo konkretizirati, predstaviti na primerih in to takšnih, ki so prilagojeni različnim ciljnim skupinam. Šele potem ljudje lahko zahteve in pričakovanja s tega področja zares razumejo in sprejmejo ter jih lahko k temu tudi motiviramo. Razmisliti je vredno posebej o kanalih komuniciranja, ki jih uporabljamo pri sporočanju vsebin s področja skladnosti in etike, ob dejstvu, da imajo zaposleni različne dostope in najraje dvostranske kanale, kot so sestanki z nadrejenimi, timski sestanki in e-pošta. Če opazite, da se v podjetju širijo govorice o pomembnih zadevah, te nastajajo, ker obstaja vrzel v zvezi z neko temo in zato govorice prevzemajo funkcijo komunikacijskega kanala. Praksa kaže, da se govorice zmanjšajo z rednim komuniciranjem po za to namenjenih kanalih organizacije, v nasprotnem primeru pa imajo govorice negativne učinke na zaposlene in celotno organizacijo. Ključno sporočilo je: strokovnjaki za skladnost, dobro se povežite s komunikatorji v vašem podjetju! Oni namreč najbolje vedo, kateri komunikacijski kanali in pristopi so najprimernejši za katero vsebino in ob kateri priložnosti. Če boste imeli odličen načrt in mehanizme za zagotavljanje skladnosti, pa tega ne bodo poznali vsi, ki morajo biti vanj vključeni, ne morete biti učinkoviti.

Na koncu nam je Miran Deželak, vodja notranjih preiskav v NLB d.d., približal dobre prakse in svoje bogate izkušnje pri preiskovanju slabih poslovnih praks. Poudaril je pomen priprav in doslednost izvajanja vnaprej določenega postopka notranje preiskave, profesionalno dokumentiranje le nedvoumno ugotovljenih dejstev in okoliščin. Vseskozi je pomemben tudi korekten odnos do zaposlenih, ki pridejo v stik z notranjo preiskavo, bodisi kot subjekt preiskave, bodisi kot prijavitelj ali pa kot priča. Za razliko od postopkov zunanjih pristojnih organov, gre pri notranjih preiskavah za obravnavo naših sodelavcev. Danes lahko o nekom preiskuješ neprijetne okoliščine, jutri pa z njim sodeluješ v neki drugi zadevi. Vsekakor velja vselej paziti, da strokovnjaki za skladnost ne opravljamo toliko različnih nalog, ki bi po eni strani bile neobvladljive z vidika obsežnosti ali pa potrebnih specialističnih znanj in veščin, po drugi strani pa bi nas lahko pripeljale v nasprotje interesov.  V kolikor ima podjetje eno samo osebo, ki je odgovorna za upravljanje sistema skladnosti, se ta običajno osredotoča na preventivne in kontrolne naloge te funkcije (svetovanje, izobraževanje, komuniciranje, regulatorna skladnost ter spremljanje drugih tveganj s področja skladnosti), medtem ko je za izvedbo notranje preiskave boljša personalna ločitev. Če podjetje ne razpolaga z lastnimi strokovnimi viri, dobra praksa priporoča najem zunanjih strokovnjakov za izvedbo notranje preiskave.